Digital Product Passport für Maschinenbauer: Was jetzt wichtig ist

Auf den Punkt

Freitagnachmittag, kurz vor Feierabend.
Ein langjähriger Kunde meldet sich bei einem mittelständischen Maschinenbauer und bittet um vollständige Konformitäts- und Materialdaten zu einer gelieferten Anlagenkomponente. Frist: Montagmorgen. Die Qualitätsabteilung hat einen Teil der Nachweise, aktuelle Stücklisten liegen im PDM-System, Lieferantendaten stecken in einer Einkaufs-Excel, und niemand weiß auf Anhieb, welche Version verbindlich ist. Am Ende wird die Frist eingehalten, mit Überstunden, drei Telefonaten zwischen Abteilungen und dem ungutem Gefühl, dass die nächste Anfrage genauso ablaufen wird.

Mit einer gesetzlichen DPP-Pflicht hat diese Situation noch nichts zu tun. Sie zeigt aber eine zentrale Herausforderung, die auch beim Digital Product Passport relevant wird: Sind Produktinformationen so organisiert, dass sie zuverlässig und ohne aufwendige manuelle Suche bereitgestellt werden können?

Was verändert der Digital Product Passport?

Mit der Ecodesign for Sustainable Products Regulation (ESPR) hat die EU den rechtlichen Rahmen geschaffen, um für einzelne Produktgruppen Anforderungen an einen Digital Product Passport festzulegen. Was ein DPP konkret enthalten muss, wer Zugriff erhält und auf welcher Ebene er geführt wird, wird pro Produktgruppe separat geregelt.

Im Kern macht der DPP relevante Produktinformationen digital und strukturiert verfügbar. Je nach Produktgruppe gehören dazu etwa Identifikationsdaten, technische Dokumentation, Konformitätsnachweise oder weitere produktbezogene Daten. Einen einheitlichen „Standard-DPP“ für alle Produkte gibt es nicht.

Definition, regulatorischer Rahmen und mögliche Dateninhalte auf unserer DPP-Übersichtsseite.

Dass die Umsetzung des DPP konkreter wird, zeigt auch die technische Infrastruktur: Seit Juli 2026 ist das DPP Registry der Europäischen Kommission in Betrieb. Dort werden eindeutige Produktkennungen und zugehörige Metadaten registriert, während die eigentlichen Produktdaten dezentral gespeichert werden.

Eine bereits konkret terminierte Passpflicht gilt ab dem 18. Februar 2027 für bestimmte Batterien nach der EU-Batterieverordnung. Auch für weitere Produktgruppen, darunter Eisen und Stahl sowie Textilien, werden produktspezifische DPP-Anforderungen vorbereitet.

Keine akute Pflicht: Genau das ist die Chance

Der erste ESPR-Arbeitsplan priorisiert unter anderem Eisen und Stahl, Aluminium, Textilien, Reifen, Möbel, Matratzen sowie energie- und ICT-relevante Produkte. Maschinen und Anlagen stehen aktuell nicht auf dieser Liste. Für Maschinenbauer heißt das: Es besteht heute keine allgemeine, produktspezifische DPP-Pflicht.

Das ist eine gute Nachricht. Aber kein Grund, das Thema grundsätzlich zu vertagen.

Die Digitalisierung von Produktdaten ist kein Schalter, den man umlegt, sondern ein Prozess, der Zeit braucht: Datenquellen identifizieren, führende Systeme klären, Medienbrüche reduzieren und Verantwortlichkeiten festlegen.

Wer früh beginnt, schafft mehr Spielraum, um diese Themen strukturiert anzugehen. Eine späte Vorbereitung kann dagegen zu höherem Zeitdruck und zusätzlichen manuellen Übergangslösungen führen.

Der Nutzen einer belastbaren Produktdatenbasis kann bereits vor einer möglichen DPP-Pflicht entstehen, zum Beispiel bei Kundenanfragen, Audits, Ersatzteilprozessen oder internen Abstimmungen. Der DPP wird dann nicht zum Ausgangspunkt, sondern zu einem weiteren Anwendungsfall für Produktinformationen, die ohnehin verlässlich verfügbar sein sollten.

Was heißt das für die Geschäftsführung?

Für Geschäftsführung und Management ist die entscheidende Frage nicht nur: „Sind wir heute bereits betroffen?“ Ebenso wichtig ist: „Wie viel Handlungsspielraum haben wir, wenn neue Anforderungen konkret werden?“

Drei Punkte sind dabei besonders relevant:

• Planungsspielraum statt Zeitdruck.
  Eine frühzeitige Vorbereitung schafft mehr Spielraum für Budgetierung, Priorisierung und die Einbindung vorhandener Ressourcen. Werden Datenquellen, Verantwortlichkeiten und Prozesse erst unter konkretem Zeitdruck geklärt, steigt das Risiko zusätzlicher manueller Übergangslösungen und kurzfristiger Maßnahmen.
• Zusätzliche Anforderungen können auch durch Kunden entstehen.
  Maschinenbauer können Kunden beliefern, für deren Produkte künftig konkrete DPP- oder andere Informationsanforderungen gelten. Abhängig von Produkt, Regulierung und Rolle in der Wertschöpfungskette können daraus zusätzliche Anforderungen an Material-, Herkunfts-, Konformitäts- oder andere Produktinformationen entstehen.
  Unternehmen, die solche Informationen strukturiert und verlässlich bereitstellen können, sind in solchen Situationen besser vorbereitet als Unternehmen, die Daten erst kurzfristig aus mehreren Quellen zusammentragen müssen.
• Abwarten ist ebenfalls eine Entscheidung
  Solange keine unmittelbare Pflicht besteht, ist es nachvollziehbar, Investitionen zurückzustellen. Gleichzeitig kann eine sehr späte Vorbereitung dazu führen, dass Daten, Zuständigkeiten und Systeme unter höherem Zeitdruck geklärt werden müssen.
  Für das Management geht es deshalb nicht darum, vorsorglich ein vollständiges DPP-Projekt zu starten. Sinnvoll ist vielmehr, die eigene Ausgangslage zu kennen und rechtzeitig zu entscheiden, welche Vorbereitungen tatsächlich notwendig sind.

Die eigene Rolle in der Wertschöpfungskette entscheidet

Die Relevanz des DPP hängt nicht nur davon ab, ob eine Maschine selbst betroffen ist. Entscheidend ist auch, welche Rolle das eigene Unternehmen in der Wertschöpfungskette einnimmt und welche Informationen Kunden oder Geschäftspartner bereits heute oder künftig benötigen.

Die ESPR ist als Rahmenverordnung angelegt. Konkrete Anforderungen entstehen schrittweise über produktspezifische Rechtsakte. Unternehmen sollten deshalb regelmäßig prüfen, welche eigenen Produkte oder Geschäftsbereiche künftig betroffen sein könnten, ohne vorsorglich für jede Maschine einen vollständigen DPP aufzubauen.

Wer Materialien oder Komponenten für ein reguliertes Produkt liefert, kann, abhängig von der konkreten Regulierung und der eigenen Rolle, zur Bereitstellung entsprechender Informationen verpflichtet sein. Bei Herstellern von Produktionsmaschinen selbst werden dagegen eher kundenspezifische Anforderungen an technische Produkt-, Komponenten-, Service- oder Nachweisdaten relevant.

Wichtig ist die Abgrenzung: Allein weil ein Kunde ein DPP-pflichtiges Produkt herstellt, wird die Produktionsmaschine nicht automatisch Teil dieses Produktpasses.

Für Maschinenbauer lautet die entscheidende Frage daher:

Welche Produkte liefern wir, welche Informationen werden dafür heute oder künftig benötigt und können wir diese verlässlich bereitstellen?

Der Freitagnachmittag ist kein Einzelfall

Kundenanfrage, verteilte Daten, Zeitdruck: Die eingangs beschriebene Situation wiederholt sich in vielen Maschinenbauunternehmen in ähnlicher Form, unabhängig von einer konkreten DPP-Pflicht.

Produktinformationen müssen bereits heute für unterschiedliche Anwendungsfälle verfügbar sein, etwa für technische Dokumentationen, Konformitätsnachweise, Serviceprozesse oder Kundenanfragen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen daran, Informationen eindeutig zuzuordnen, aktuell zu halten und über System- und Unternehmensgrenzen hinweg nutzbar zu machen.

Die gute Nachricht: Viele Maschinenbauunternehmen starten dabei nicht bei null. Relevante Informationen entstehen längst in CAD- und Engineering-Systemen, PDM-/PLM-Systemen, ERP-Systemen, Stücklisten, Qualitäts- und Compliance-Systemen, im Dokumentenmanagement, Einkauf sowie in Service- und Ersatzteilsystemen.

Häufig besteht die Herausforderung weniger darin, neue Daten zu erzeugen, sondern vorhandene Informationen zuverlässig nutzbar zu machen. In gewachsenen Systemlandschaften sind Produkt-, Material-, Lieferanten- und Servicedaten oft über verschiedene Anwendungen, Dateien und Abteilungen verteilt. Die Folge können manuelle Übertragungen, doppelte Pflege und unterschiedliche Datenstände sein.

Genau das war auch im Beispiel vom Freitagnachmittag das eigentliche Problem: nicht fehlende Daten, sondern fehlende Transparenz darüber, welche Information wo liegt und welche Version verlässlich ist.

Start bei den Daten, nicht bei der Software

Wer sich mit dem DPP beschäftigt, landet schnell bei der Frage nach der passenden Software. Diese Frage kommt jedoch zu früh, wenn noch nicht klar ist, welche Informationen tatsächlich benötigt werden und aus welchen Systemen sie verlässlich stammen.

PDM-/PLM- und ERP-Systeme können dabei wichtige Datenquellen sein. In PDM/PLM liegen häufig Informationen aus Entwicklung und Produktstruktur. Weitere relevante Daten können beispielsweise aus ERP, Qualität, Einkauf, Produktion oder Service stammen.

Entscheidend ist nicht, alle Informationen in einem neuen System zusammenzuführen. Vielmehr geht es darum, vorhandene Datenquellen sinnvoll zu verbinden und Informationen dort weiterzuverwenden, wo sie bereits verlässlich entstehen und gepflegt werden.

Standardisierte Datenmodelle wie die Asset Administration Shell (AAS) können dabei ein technischer Baustein für interoperable Produktdatenstrukturen sein. Sie sind als Grundlage für digitale Zwillinge etabliert und werden auch für DPP-Anwendungsfälle weiterentwickelt. Eine allgemeine Voraussetzung für den Digital Product Passport sind sie jedoch nicht.

Die zentrale Frage lautet deshalb nicht: „Welche DPP-Software brauchen wir?" Sondern: „Welche Informationen müssen wir bereitstelle nund wie können wir vorhandene Daten dafür zuverlässig nutzen?"

Fazit

Der Digital Product Passport ist für Maschinenbauer nicht erst dann relevant, wenn eine gesetzliche Pflicht für die eigenen Maschinen besteht. Er steht für eine Entwicklung hin zu strukturierten, maschinenlesbaren und über Unternehmensgrenzen hinweg nutzbaren Produktinformationen.

Eine verlässliche Produktdatenbasis kann dabei schon heute unterstützen, etwa bei Kundenanfragen, Audits, Serviceprozessen oder internen Abstimmungen. Der Nutzen entsteht nicht automatisch durch den DPP selbst, sondern durch klar definierte Datenquellen, verlässliche Informationen und eindeutige Verantwortlichkeiten.

Auch der Maschinenbauer aus unserem Freitagsbeispiel hätte mit einer transparenteren Datenlage und klaren Zuständigkeiten deutlich strukturierter auf die Anfrage reagieren können. Genau darin liegt der Vorteil einer frühen Vorbereitung: mehr Handlungsspielraum, bevor konkrete Anforderungen unter Zeitdruck umgesetzt werden müssen.

Der sinnvolle erste Schritt ist deshalb, die eigene Ausgangslage zu kennen: Welche Produkte könnten relevant sein? Welche Informationen stehen bereits zur Verfügung? Wo liegen die größten Lücken? Wer darauf Antworten hat, kann neue Anforderungen gezielt bewerten und entscheiden, welche organisatorischen oder technischen Schritte tatsächlich notwendig sind, ohne vorschnell neue Systeme einzuführen oder zusätzliche Datenpflege aufzubauen.

Wie gut sind Sie auf kommende DPP-Anforderungen vorbereitet?

Sie möchten einschätzen, welche Bedeutung der Digital Product Passport für Ihre Produkte und Ihre bestehende Datenlandschaft haben könnte?

In einem fachlichen Orientierungsgespräch betrachten wir gemeinsam, welche Produkte potenziell relevant sind, wo benötigte Informationen heute liegen und welche organisatorischen oder technischen Handlungsfelder sich daraus ergeben. Dabei geht es zunächst um eine fundierte Einordnung Ihrer Ausgangslage, nicht um die vorschnelle Auswahl einer bestimmten technischen Lösung.